INFORMATIVA PRIVACY – WHISTLEBLOWING
Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi e per gli effetti degli artt. 13 e 14 del
Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)
11 Marzo Film S.r.l. (“11 Marzo Film” o la “Società“) fornisce le seguenti informazioni in relazione al trattamento dei dati personali raccolti nell’ambito del sistema di whistleblowing adottato ai sensi del D.Lgs 24/2923 e del Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato ai sensi del D.Lgs 231/2001 di cui alla presente Policy (“Sistema di Whistleblowing“).
1. Titolare del Trattamento – Responsabile per la protezione dei dati
Titolare del trattamento dei dati è:
11 Marzo Film s.r.l.F. e P.IVA 07568221001, con sede legale a Roma, piazza in Piscinula 49, contattabile inviando una e-mail a: 11marzofilm@11marzofilm.it
2. Categoria di dati oggetto di trattamento
Oggetto di trattamento sono i dati personali relativi al segnalante e al segnalato e ad eventuali altri soggetti terzi coinvolti in una segnalazione e forniti dal segnalante nell’ambito della segnalazione attraverso il Sistema Whistleblowing (“Dati Personali” o “Dati”).
I Dati possono comprendere oltre a dati comuni quali, ad esempio, nome, cognome, età e/o qualifica lavorativa degli interessati, anche, eventualmente, categorie particolari di dati personali che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, dati relativi alla salute, alla vita sessuale o all’orientamento sessuale degli interessati, nonché dati giudiziari, purché strettamente pertinenti e necessari alla gestione delle segnalazioni, nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità.
In ogni caso, i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
3. Finalità del trattamento dei dati, sua base giuridica e conseguenze del mancato conferimento dei Dati
I Dati Personali saranno trattati esclusivamente per la gestione di segnalazioni di violazioni effettuate attraverso il Sistema di Whistleblowing adottato dalla Società per finalità connesse al rispetto degli obblighi derivanti dal D.Lgs. 24/2023. La Società, pertanto, tratterà i Dati per adempiere ad obblighi derivanti dalla legge nonché per prevenire la commissione dei reati, come meglio specificato nel Modello di organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001 e nel Codice Etico. Il trattamento dei Dati che comprendono, eventualmente, categorie particolari di dati viene effettuato solo se, a seconda delle circostanze, riguardi i dati personali dell’interessato resi manifestamente pubblici dall’interessato stesso oppure sia necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto del titolare in sede giudiziaria.
La base giuridica del trattamento è, pertanto, l’adempimento all’obbligo legale al quale la Società è soggetta ai sensi del D.lgs. 24/2023. Il trattamento è, dunque, lecito ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR, fatto salvo i peculiari trattamenti che attengono alle operazioni connesse alla “rivelazione della identità del segnalante” di cui all’articolo 12 paragrafi 2 e 5 del Dlgs. n. 24/2023 ed alla conservazione della documentazione di cui all’articolo 14 del Dlgs. n. 24/2023, la cui base giuridica è il consenso dell’interessato ai sensi dell’articolo 6, par. 1, lett. a) del GDPR.
Il conferimento dei dati personali del segnalato e/o delle eventuali persone menzionate e/o coinvolte nella segnalazione, è necessario ai fini della corretta gestione della segnalazione.
L’eventuale rifiuto potrebbe comportare l’impossibilità di gestire la segnalazione in conformità alla Policy.
Il conferimento dei dati personali del segnalante è facoltativo. Si fa presente che, nel caso in cui la segnalazione avvenga in forma anonima, non verranno trattati dati personali del soggetto segnalante, fatto salvo il caso in cui il segnalante venga successivamente identificato.
La Società potrebbe decidere di trattare i Dati raccolti anche per promuovere azioni disciplinari o giudiziarie di qualunque tipo, ove ne ricorrano i presupposti.
4. Modalità del Trattamento e periodo di conservazione dei dati
4.1 I Dati Personali sono trattati con l’ausilio di mezzi elettronici e manuali idonei a garantirne la sicurezza e riservatezza. In particolare, potranno essere trattati con le seguenti modalità:
- raccolta di dati presso l’interessato e presso terzi;
- registrazione ed elaborazione su supporto cartaceo;
- registrazione ed elaborazione su supporto magnetico;
- organizzazione degli archivi in forma sia automatizzata che non automatizzata.
4.2 I Dati Personali saranno conservati in conformità a quanto previsto dalla vigente normativa in materia, per un periodo di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti e comunque non oltre 5 (cinque) anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione. Tale termine potrebbe essere diverso in caso di azione giudiziaria o disciplinare nei confronti del segnalato o del segnalante che avesse reso dichiarazioni false o diffamatorie. I Dati Personali saranno conservati fino a conclusione del procedimento ed allo spirare dei termini per proporre impugnazione.
I Dati Personali afferenti a segnalazioni che venissero giudicate infondate saranno cancellati senza indugio.
5. Ambito di comunicazione e di trasferimento dei Dati
5.1 I Dati Personali saranno comunicati all’Organismo di Vigilanza come individuato nella Policy quale soggetto autorizzato ai sensi di legge al loro trattamento conformemente a quanto previsto dalle disposizioni di cui al D.Lgs. 24/2001 ed al D.Lgs. 231/2001 nonché agli altri soggetti indicati nella Policy. Potranno accedere ai Dati anche consulenti (e quindi, in via esemplificativa ma non esaustiva, periti, consulenti legali o fiscali, società di auditing, società di revisione), società incaricate dello sviluppo e/o manutenzione dei sistemi informativi, il fornitore della piattaforma di segnalazione indicato nella Policy. Resta inteso che, in linea con il principio di tutela della riservatezza del segnalante, la condivisione dei dati personali sarà limitata allo stretto necessario al fine di garantire la riservatezza dell’interessato.
5.2 I Dati Personali potranno essere comunicati dalla Società, solo ed esclusivamente per le finalità indicate, alle competenti Autorità Giudiziarie.
5.3 In ogni caso, l’identità del segnalante e ogni informazione da cui si possa desumere, direttamente o indirettamente, la sua identità non sarà comunicata a nessuno, al di fuori del personale autorizzato competente a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, senza l’esplicito consenso del segnalante stesso o, laddove questo non sia richiesto, nel rispetto dei limiti e delle opportune tutele previste dalla legge applicabile.
5.4. I Dati Personali raccolti e trattati nella gestione delle segnalazioni di whistleblowing non saranno in alcun caso trasferiti al di fuori dai Paesi SEE. Qualora fosse strumentale al perseguimento delle finalità indicate al paragrafo 3, il trasferimento dei Dati all’estero a soggetti con sede al di fuori del SEE in paesi che potrebbero non garantire lo stesso livello di tutela dei dati garantiti dal Paese in cui l’interessato risiede, la Società si impegnerà a che i Dati siano trattati con la massima riservatezza stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.
6. Diritti dell’interessato
In qualsiasi momento, l’interessato avrà diritto di:
- ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento dei propri Dati Personali e in tal caso, di ottenere l’accesso alle informazioni di cui all’art. 15 GDPR;
- ottenere la rettifica, dei Dati inesatti che lo riguardano, ovvero, tenuto conto delle finalità del trattamento, l’integrazione dei Dati Personali incompleti;
- ottenere la cancellazione dei suoi Dati Personali, in presenza di uno dei motivi di cui all’art. 17 GDPR, ove applicabile;
- ottenere la limitazione del trattamento dei suoi Dati qualora ricorra una delle ipotesi di cui all’art. 18 GDPR;
- opporsi al trattamento dei propri Dati Personali, per motivi connessi alla sua posizione particolare.
Tali diritti potranno essere esercitati inviando una comunicazione a mezzo posta elettronica all’indirizzo di posta elettronica: 11marzofilm@11marzofilm.it.
L’esercizio dei diritti sopra elencati può, in ogni caso, essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell’identità del segnalante. In tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante per la protezione dei Dati Personali con le modalità di cui all’articolo 160 del Codice in materia di protezione dei dati personali. In tale ipotesi, il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.
Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, l’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo ad un’Autorità di controllo (per l’Italia: il Garante per la protezione dei Dati Personali), qualora ritenga che il trattamento che lo riguarda sia effettuato in violazione del Regolamento generale sulla protezione dei dati. Ulteriori informazioni sono disponibili sul sito internet http://www.garanteprivacy.it.